Regulamin wydarzenia

REGULAMIN WYDARZENIA IMMERSION FESTIVAL 2022

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem” dotyczy wszystkich osób organizujących i uczestniczących w Immersion Festival w dniach 11–13.12.2022 r. (dalej zwany: Festiwal). 
2. Organizatorem Festiwalu jest Fundacja Koncept Kultura z siedzibą w Milanówku (05-822) przy ul. Inżynierskiej 13/15 m. 14, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem  0000622315, posiadająca NIP 529 181 23 65, REGON: 364765195, zwana dalej „Organizatorem”. 

§2 CZĘŚĆ KONFERENCYJNA FESTIWALU

1. Część konferencyjna Festiwalu odbywa się w dniu 12.12.20222 w godzinach 10.00-16.30 w Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1 w Warszawie oraz w dniu 13.12.2022 w godzinach 10.00-16.30 w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie.
2. W części konferencyjnej Festiwalu mogą uczestniczyć wyłącznie osoby pełnoletnie. 
3. Warunkiem udziału w części konferencyjnej Festiwalu jest rejestracja za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej: https://immersionfestival.pl w zakładce REJESTRACJA oraz wyrażenie obowiązkowych zgód w formularzu. Każdy Uczestnik powinien samodzielnie i we własnym imieniu wypełnić formularz rejestracji oraz wyrazić obowiązkowe zgody wymagane przy rejestracji.
4. Uczestnik otrzymuje automatyczne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do udziału w Festiwalu najpóźniej do 2 godzin od przesłania formularza rejestracyjnego.
5. Organizator w terminie do 5 dni wysyła na adres podany w rejestracji potwierdzenie udziału w Festiwalu.
6. Zarejestrowany Uczestnik, którego udział zostanie potwierdzony mailowo przez Organizatora, w dniu Festiwalu otrzyma od Organizatora identyfikator uprawniający go do uczestnictwa w części konferencyjnej oraz części wystawowej Festiwalu i seansach kina VR. 
7. Rejestracja dla Uczestników zostanie otwarta 26 października 2022 r, a jej zakończenie nastąpi w dniu 6 grudnia 2022 r. o godz. 23.59 lub po wyczerpaniu miejsc. 
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów rejestracji, w szczególności, jeżeli liczba Uczestników będzie musiała zostać dostosowana do obowiązujących wymagań prawnych lub zaleceń sanitarnych związanych z COVID19 lub innych wydarzeń losowych.
9. Organizator nie zapewnia Uczestnikom zakwaterowania i przejazdu, których koszty każdy Uczestnik ponosi samodzielnie.
10. Organizator zapewnia potwierdzenie uczestnictwa w Festiwalu na potrzeby rozliczenia delegacji służbowych.

§3 WYSTAWA I PRZEGLĄD FESTIWALOWY

1. Wystawa doświadczeń VR oraz seanse w kinie VR w ramach przeglądu festiwalowego odbywają się w Sali Broniewskiego w Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1 w Warszawie w dniach 11–12 grudnia 2022 r. w godz. 10.00-19.00.
2. W części wystawowej Festiwalu mogą uczestniczyć osoby pełnoletnie.
3. Osoby poniżej 12 roku życia mogą uczestniczyć w Festiwalu jedynie pozostając pod opieką pełnoletniego opiekuna, który ponosi całkowitą odpowiedzialność za ich uczestnictwo. 
4. Organizator podaje do wiadomości, iż producenci technologii VR nie rekomendują jej wykorzystania przez osoby poniżej 12 roku życia.  Przeciwskazaniem są także epilepsja oraz zaburzenia pracy błędnika.
5. Uczestnictwo w Festiwalu jest bezpłatne. 

§4 TERMIN I MIEJSCE FESTIWALU

1. Festiwal odbędzie się w dniach 11-13 grudnia 2022 r. Organizator zastrzega sobie zmianę terminu lub formuły Festiwalu w sytuacji wprowadzenia w okresie Festiwalu reżimów sanitarnych związanych z ograniczeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa lub innych zdarzeń losowych. W szczególności Organizator może zmienić miejsce Festiwalu lub – w zależności od okoliczności – ustalić, że Festiwal odbędzie się – w całości lub w części – tylko w formule „online”. 
2. Festiwal odbędzie się w przestrzeniach:
   1. 11.12.2022 – Sala Kruczkowskiego i Sala Broniewskiego w Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, Plac Defilad 1, 
   2. 12.12.2022 – Sala  Kruczkowskiego i Sala Broniewskiego w Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, Plac Defilad 1,
   3. 13.12.2022 – Centralny Dom  Technologii w Warszawie, ul. Krucza 50.
   4. Część konferencyjna Festiwalu będzie transmitowana online na kanale Youtube Festiwalu. Link do transmisji zostanie zamieszczony na stronie internetowej https://immersionfestival najpóźniej w dniu poprzedzającym Festiwal.
3. Organizator niezwłocznie poinformuje na stronie internetowej https://immersionfestival oraz mailowo zarejestrowanych Uczestników o zmianie terminu, miejsca lub formuły Festiwalu. 
4. W przypadku przeniesienia Festiwalu na termin alternatywny i/lub w inną lokalizację, jak również w przypadku zmiany formuły Festiwalu tylko na formułę „online” lub skrócenia Festiwalu, Uczestnik w terminie 14 dni, licząc od dnia przesłania przez Organizatora mailowej informacji o zmianie, jest uprawniony do rezygnacji z udziału w Festiwalu. W związku ze zmianą dokonaną przez Organizatora, Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora żadne roszczenia (np. o zwrot kosztów poniesionych w związku z transportem lub zakwaterowaniem). 
5. W braku przesłania oświadczenia o rezygnacji, zgodnie z ustępem 4 powyżej, uważa się, że Uczestnik wyraził zgodę na zmianę ogłoszoną przez Organizatora i w związku z tą zmianą Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora żadne roszczenia. 
6. Program Festiwalu dostępny jest na stronie internetowej https://immersionfestival.pl. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługują uprawnienia do rezygnacji opisane w ust. 4 i ust. 5 niniejszego paragrafu ani żadne inne roszczenia w stosunku do Organizatora. 
7. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Festiwalu w sytuacji wprowadzenia ograniczeń lub zakazów organizacji tego typu wydarzeń w drodze powszechni obowiązujących przepisów, w szczególności w związku z ograniczeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa. Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora żadne roszczenia (np. o zwrot kosztów poniesionych w związku z transportem lub zakwaterowaniem). 

§5 OBOWIĄZKI I PRAWA ORGANIZATORA

1. Organizator odpowiada za prawidłowy przebieg Festiwalu i w tym celu może wydawać uczestnikom Festiwalu poprzez swych Przedstawicieli, Personel Pałacu Kultury i Nauki oraz Centralnego Domu Technologii lub służby ochroniarskie polecenia dotyczące porządku i bezpieczeństwa w trakcie Festiwalu. 
2. Warunkiem zapewnienia porządku i bezpieczeństwa uczestników Festiwalu jest respektowanie postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie oraz Regulaminie Centralnego Domu Technologii (13 grudnia 2022), zwanym dalej Regulaminem obiektu. 
3. Prawo wstępu na Festiwal mają osoby posiadające jeden z następujących dokumentów: 
   1. zaproszenie wydane przez Organizatora; 
   2. identyfikator wydany przez Organizatora. 
4. Osoby uczestniczące w Festiwalu mają obowiązek posiadać przy sobie w przypadku wprowadzenia w okresie Festiwalu reżimów sanitarnych związanych z ograniczeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa także środki ochrony osobistej, zwłaszcza maseczki w celu zakrycia w obiekcie ust i nosa lub przyłbice. 
5. W przypadku wprowadzenia w okresie Festiwalu reżimów sanitarnych, związanych z ograniczeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa, Przedstawiciele Organizatora lub służby ochroniarskie mogą wydawać Uczestnikom Wydarzenia polecenia mające zapewnić utrzymywanie dystansu społecznego, żądać złożenia oświadczenia, iż Uczestnik według swojej najlepszej wiedzy nie jest osobą chorą, ani też nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym. Osoby wchodzące na teren obiektu oraz do sal prelekcyjnych muszą poddać się w tej sytuacji także obowiązkowej dezynfekcji rąk.
6. Osoby uczestniczące w Festiwalu są obowiązane zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności przestrzegać postanowień niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu obiektu, w którym przebywają (Centralny Dom  Technologii).
7. Organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa Festiwalu, a w szczególności poprzez przestrzeganie zakazu Uczestnictwa w Festiwalu osób nietrzeźwych.
8. Dodatkowo wprowadza się zakaz:
   1. wchodzenia do pomieszczeń lub na teren, oznaczonych informacją „zakaz wstępu”; 
   2. palenia wyrobów tytoniowych i e-papierosów. 
9. Przedstawiciele Organizatora, w tym służby ochroniarskie są uprawnione do: 
   1. sprawdzania i stwierdzania uprawnień do uczestnictwa w Festiwalu, a w przypadku stwierdzenia braku takich uprawnień – wezwania osoby bez uprawnień do opuszczenia Festiwalu; 
   2. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości; 
   3. przeglądania zawartości bagaży i odzieży osób uczestniczących w Festiwalu, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty zagrażające bezpieczeństwu innych uczestników, których posiadanie na terenie, na którym odbywa się Festiwal, zgodnie z Regulaminem, jest zabronione; 
   4. wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem lub Regulaminem obiektu, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia terenu, na którym odbywa się Festiwal;
   5. ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla dóbr powierzonych ochronie oraz osób dopuszczających się czynów zabronionych; 
   6. w przypadku wprowadzenia w okresie Festiwalu reżimów sanitarnych związanych z ograniczeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa egzekwowania od Uczestników Festiwalu korzystania ze środków ochrony osobistej, tj. obowiązku noszenia maseczki lub przyłbicy oraz dezynfekcji rąk, jak i utrzymywania dystansu społecznego. 
10. Czynności podejmowane przez Przedstawicieli Organizatora lub służby ochroniarskie, powinny być wykonywane w sposób zapewniający poszanowanie godności ludzkiej oraz innych dóbr osobistych osoby, w stosunku do której zostały podjęte. 
11. Przedstawiciele Organizatora lub służby ochroniarskie są uprawnione do odmówienia wstępu na Wydarzenie oraz uczestniczenia w nim: 
    1. osobom, które odmawiają poddania się czynnościom, o których mowa powyżej; 
    2. osobie znajdującej się w posiadaniu przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu innych uczestników;
    3. osobie zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego; 
    4. osobom nie posiadającym dokumentu lub identyfikatora uprawniającego do uczestnictwa w Festiwalu;
    5. usunięcia z terenu, na którym odbywa się Festiwal, osób, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem lub Regulaminem obiektu, na którym odbywa się Festiwal.
12. Wszystkie osoby, które uczestniczą w Festiwalu, zobowiązane są stosować się do poleceń Przedstawicieli Organizatora lub służb ochroniarskich. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. 
13. Na terenie, na którym odbywa się Festiwal, może być użyty system monitoringu, pozwalający na rejestrację za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk: przebiegu imprezy masowej, a w szczególności zachowania osób w niej uczestniczących. 

§6 ZGODY UCZESTNIKA FESTIWALU

1. Dokonując rejestracji na Festiwal Uczestnik: 
   1. wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora swoich danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, numeru telefonu oraz adresu e-mail, podanych przez Uczestnika za pośrednictwem formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie: https://immersionfestiwal.pl w zakładce REJESTRACJA w celu rejestracji udziału Uczestnika w Festiwalu, w tym kontaktowania się w tej sprawie oraz w celu przesyłania informacji organizacyjnych na temat Festiwalu i informacji pofestiwalowych oraz w celu przesyłania informacji na temat projektów i kampanii społecznych realizowanych przez Organizatora; 
   2. wyraża zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie przez Organizatora swojego wizerunku, utrwalonego w postaci fotografii lub/i nagrania audio-video w trakcie Festiwalu organizowanego w dniach 11-13 grudnia 2022 r. w Warszawie, poprzez publikację ww. materiałów na stronie www i w mediach społecznościowych Organizatora Festiwalu, Festiwalu oraz Partnerów Festiwalu lub na innych polach eksploatacji w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych i marketingowych. 
2. Zaakceptowanie niniejszego Regulaminu oznacza w szczególności, że w razie utrwalenia w związku z udziałem w Festiwalu wizerunku Uczestnika, Uczestnik – stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1231, z późn. zm.) – wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora. 
3. Ponadto każdy Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że wizerunek ten może być rozpowszechniany przez ww. podmioty między innymi w celach promocji i informowania o Festiwalu lub o działalności Organizatora, w dowolnie wybranym miejscu, czasie czy formie przedstawienia (np. kadr, zdjęcie, film), a w szczególności: w trakcie trwania Festiwalu, jak i po jego zakończeniu, w szeroko rozumianych mediach, w tym w Internecie, w mediach społecznościowych (np. Facebook/Meta, Instagram, LinkedIn, YouTube, w prasie, na stronie internetowej immersionfestival.pl oraz konceptkultura.pl. Cofnięcie zgody na wykorzystanie lub rozpowszechnianie wizerunku w trakcie Festiwalu uniemożliwi udział w Festiwalu. 
4. Powyższa zgoda na wykorzystanie i rozpowszechnienie wizerunku obejmuje w szczególności poniższe pola eksploatacji: 1) wszelkie zwielokrotnienie jakąkolwiek techniką, w tym: na dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą, cyfrową, techniką zapisu komputerowego, w sieci multimedialnej (w tym Internet), 2) obróbka, 3) wprowadzanie do pamięci komputera, pamięci innego urządzenia i do sieci multimedialnej, w tym do Internetu, 4) wszelkie rozpowszechnianie, w tym w formie druku, zapisu cyfrowego, przekazu multimedialnego, 5) wszelki obrót oryginałem lub egzemplarzami, na których wizerunek utrwalono – wprowadzanie do obrotu (w tym przy użyciu Internetu i innych technik przekazu danych, wykorzystujących sieci telekomunikacyjne, informatyczne i bezprzewodowe), użyczenie lub najem lub oddawanie oryginału albo egzemplarzy do używania na podstawie innego stosunku prawnego, 6) publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności wykorzystanie na stronach internetowych, portalach społecznościowych, 7) wykorzystanie w utworach multimedialnych. 
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rejestrowanie, utrwalanie lub rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika przez innych Uczestników lub przez inne osoby obecne na Festiwalu. 

§7  POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W sprawach nieunormowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się odpowiednie przepisy prawa, w tym przepisy Kodeksu cywilnego i RODO. 
2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 26 października 2022 r. i obowiązuje do dnia jego uchylenia. 
3. Organizator jest administratorem danych osobowych Uczestników. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO. Szczegółowa treść informacji dotyczącej przetwarzania danych znajduje się na stronie internetowej https://immersionfestival.pl/polityka-prywatnosci/.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w niniejszym Regulaminie, o których niezwłocznie poinformuje Uczestników. 
5. Niniejszy Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Festiwalu pod adresem https://immersionfestival.pl/regulamin-wydarzenia/ a w trakcie trwania Festiwalu również przy wejściu na teren imprezy. 
6. Regulamin Centralnego Domu Technologii dostępny jest na stronie internetowej https://cdt.pl/dam/jcr:759b8489-a483-4218-9862-1711737bf6e4/Regulamin_CDT_25.10.2021.pdf oraz na terenie obiektu.
7. Zapoznanie się i akceptacja niniejszego Regulaminu są warunkiem koniecznym udziału w Festiwalu.